🐃 Conservation Des Bulletins De Salaire Par L Employeur C'est l'information précieuse

Entouréde 4 Gestionnaires de paie, 1 Juriste, et sous la supervision technique de notre Responsable de pôle social, votre rôle sera de fiabiliser la production des bulletins de salaires et l’administration du personnel de vos clients. En charge d’un portefeuille client diversifié:

Bonjour mon employeur me demande pour obtenir une copie de mon bulletin de salaire la somme de euro il se base pour celà sur la loi de la CNIL Loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés j'ai regarder cette loi ICI [urlriixhyla] article 35 et l'Arrêté du 23 septembre 1980 relatif à l'homologation d'un décision de la Commission nationale de l'informatique et des libertés fixant le montant de la redevance perçue à l'occasion de la délivrance de copies d'informations nominatives faisant l'objet de traitements automatisés mais je crois comprendre que la redevance qui est demandée concernent des documents émis par l'état ou les administrations mais pas les entreprises privées merci de votre aide je pense qu'il faut degager 2 hypotheses -l'employeur t'a deja fourni un bulletin de salaire en vertu de l'article L143-3 du code du travail cela lui est obligatoire dans ce cas si tu veux une copie du bulletin que tu as deja en ta possession oui l'employeur peut te demander de l'argent pour delivrer cette copie en se fondant sur l'article 35 de cette loi en effet cet article s'adresse non seulement aux personnes morales de droit public etat, collectivites, administrations... mais aussi a celles de droit prive entreprises.... donc si tu veux cette copie oui il te faut debourser la somme demandée -la seconde hypothese serait celle où l'employeur ne t'a pas fourni de bulletin de paie. Dans ce cas il est en infraction avec l'article L143-3 du code du travail. Cette delivrance peut donc etre demandee devant le conseil de prud'hommes dont le bureau de conciliation peut ordonner sous astreinte cette delivrance en vertu de l'article R516-18 du code du travail. L'employeur s'expose meme à une condamnation en dommages et interets au profit du salarié ou à se voir imputer la rupture du contrat immédiate par le salarié. Cela a donc des conséquences très graves de ne pas fournir de bulletins de salaires à son salarié. A priori tu dois te situer dans la premiere hypothese donc oui il en a le droit desole Jeeecy __________________________Merci de respecter la charte du forum. M2 - DJCE de Nancy CRFPA de Versailles merci c'est très clair Bonjour Je ne connais pas cette loi, mais là je pense que votre employeur n'est pas très conciliant. Le coût d'une copie est de 0,10 Euros dans les commerces donc là il fait du zèle. Si vous vous mettez à "éplucher" le code du travail, vous pouvez aussi trouver des tas d'articles en faveur du salarié sur les conditions de travail, d'hygiène et de sécurité, représentants du personnel..... et vous pourriez aussi trouver des erreurs commises par votre employeur. Je pense qu'entre la loi et le bon sens, il faut essayer de trouver un arrangement intelligent. __________________________Assistante Ressources Humaines Je réponds aux questions uniquement sur le forum, ne m'envoyez pas vos questions par MP. Je ne suis pas disponible 24h/24h. Merci pour votre respect.

Lasolution de dématérialisation RH. RÈGLEMENTAIRE. Depuis 2009 l’employeur peut décider de distribuer aux salariés les bulletins de paie au format électronique via un coffre-fort numérique. Et depuis 2017, si un salarié souhaite recevoir la version papier, il lui incombe de le stipuler par écrit à son employeur. SÉCURITÉ. ^{Récupérer une fiche de paie perdue auprès de l'employeur Depuis 1998, la loi impose à tout employeur de sauvegarder un double exemplaire des bulletins de salaire de chaque employé en version électronique ou sur papier. Cette obligation s’étend sur une période de 5 années successives. Dès que vous constatez que vous avez égaré votre fiche de paie, adressez-vous directement à votre employeur. Pour obtenir une copie de votre bulletin de salaire, formulez une demande auprès des responsables des ressources humaines ou du personnel. Si vous ne travaillez plus pour l’entreprise depuis plus de 5 ans, le plus simple est de négocier avec votre ancien employeur. Même si ce dernier n’est plus tenu de conserver votre dossier personnel, avec un peu de chance, vous pouvez encore fouiller les archives de l’entreprise. À défaut, votre employeur pourrait vous délivrer des attestations des salaires basées sur les jours que vous avez travaillés. Et lorsque l'entreprise n'existe plus ? L’entreprise pour qui vous travailliez a été dissoute ? Pour mettre la main sur votre bulletin de salaire, contactez votre caisse retraite, notamment si vous êtes un salarié du régime général. Faites appel à la caisse d’assurance retraite et de la santé CARSAT si vous habitez en province ou à la caisse nationale de l’assurance vieillesse CNAV si vous résidez en Ile-de-France. Outre les cotisations que vous avez versées pour votre retraite, votre caisse de retraite détient toutes les informations sur les montants de votre salaire brut. Vous pouvez également recourir à l’aide de l’Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocation familiale URSSAF. Cette entité reçoit la déclaration annuelle des données sociales de la part de tous les employeurs chaque année, et donc des informations sur vos rémunérations antécédentes. Alternative pour retrouver le bulletin de salaire perdu Dans le cas où vos recherches auprès de vos anciens employeurs ou de l’URSSAF n’ont pas abouti, une ultime solution consulter vos relevés bancaires. Ces papiers constitueront la preuve que vous avez effectivement bénéficié d’un gain salarial. Remettez-en une photocopie à votre employeur actuel ou à votre caisse retraite et n’oubliez pas de marquer tous les virements opérés par vos anciens employeurs. Si vous n’êtes plus en possession de vos relevés bancaires, réclamez-en une copie à votre banque et éventuellement à vos banques antérieures. Attendez-vous, toutefois, à payer des frais bancaires pour ce service. Pour éviter d’entreprendre des dépenses supplémentaires, n’hésitez pas à consulter l’état de vos comptes sur Internet. Pour y parvenir, visitez le site de votre banque et faites, par la suite, une capture d’écran des mentions de virement de salaire affichées sur votre compte personnel. Avec la dématérialisation, il est de plus en plus facile de retrouver des documents administratifs, même après la date limite de conservation par une entreprise. Pour éviter des déconvenues, pensez à toujours sauvegarder vos bulletins de paie sous un format numérique sécurisé !} Établirun bulletin de paie : étape par étape. Un bulletin de paie, ou fiche de paie, est un document établi mensuellement par l’employeur qui reprend les éléments de rémunération d’un salarié. Lire l’article. Le bulletin de paie électronique concerne toutes les entreprises et leurs salariés. Sous des allures d’apparente simplicité, l’employeur se devra néanmoins de respecter un certain nombre d’obligations et de réglementations légales pour en garantir la disponibilité, l'intégrité, la confidentialité et l'accessibilité. L’Espace Sécurisé de Conservation ESC un espace personnel protégé Côté salariés, des questions demeurent quant à sa conservation Où seront stockés mes bulletins de paie dématérialisés ? Pourrais-je y accéder facilement ? Pendant combien de temps ? Leur accès sera-t-il bien sécurisé ? Des interrogations auxquelles peuvent facilement répondre les entreprises avec la mise en place d’un Espace Sécurisé de Conservation ESC pour chacun de leurs salariés. Le bulletin de paie numérique a la même valeur juridique qu’un bulletin de paie papier. L’employeur doit choisir les modalités dans lesquelles il garantit la disponibilité des bulletins de paie électroniques dans un Coffre-Fort Electronique soit pendant 50 ans / soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans. Le salarié doit pouvoir y accéder gratuitement et librement. L’ESC est donc au centre du passage à la dématérialisation et de son acceptation par le salarié, car il permet de conserver les bulletins de paie au format électronique, de manière durable dans le temps, en assurant la traçabilité et en fournissant des mécanismes de contrôle d’intégrité de ces derniers Voici les principales caractéristiques d’un ESC auxquelles l’employeur devra être tout particulièrement attentif Confidentialité des données des utilisateurs Garantie de non exploitation des données des utilisateurs Accès sécurisés et protégés Hébergement des données sur le territoire français Conservation et non-altération des données archivées Garantie de la libre restitution des documents archivés Suppression du contenu sur demande Une conservation conforme à la norme NF Z42-020 La Norme NF Z42-020 AFNOR, 2009 Spécifications fonctionnelles d’un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps » a pour but de définir les fonctions minimales que doit posséder un Composant Coffre-Fort Numérique CCFN destiné à la conservation dObjets Numériques ON dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps. L’ESC intègre l’ensemble de ces fonctions et notamment des mécanismes de signature électronique, d’horodatage et de scellement numérique. Ceci lui garantit une conformité avec la norme NF Z42-020. Dans ce cadre, on appelle également l’ESC Coffre-Fort Electronique » eu égard au label décerné par la FNTC Fédération Nationale des Tiers de Confiance. Une solution labellisée par la FNTC Le Label Coffre-Fort Electronique » garantit que la solution a été développée selon un référentiel cahier des charges strict et validée après la conduite d’un audit de la solution, réalisé par un expert certifié. Seules 5 sociétés disposent à ce jour de ce label. L’Espace Sécurisé de Conservation proposé par Konica Minolta, bénéficie du label CFE délivré par la FNTC et de la certification NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique délivrée par AFNOR Certification. Celle-ci atteste de la conformité du Coffre-fort électronique avec les exigences issues de la norme AFNOR NF Z42-020. En d’autres termes, le module coffre fort électronique bulletin de paie KOMI Doc permet de garantir aux utilisateurs du service la pérennité, sécurité, confidentialité, disponibilité et intégrité des documents qui y sont déposés. Parmi ses points forts, on peut noter que Aucune limitation en termes de nombre de documents archivés n’est opérée. Plusieurs ESC peuvent être créés dans la limite du nombre d’utilisateurs disponibles standards et externes. L’étendue de la gamme de solutions annexes permet de verser tout type de document dans l’ESC, quelle que soit son origine papier, bureautique, MS Office, application métier, …. La solution de gestion électronique des bulletins de paie de Konica Minolta permet donc de gérer, outre la conservation, l’intégralité du processus de dématérialisation de vos bulletins de paie de A à Z. Partager et archiver des documentsPartage de documentsBulletins de paieGestion des bulletins de salairedématérialisation bulletin de paie

Lesbulletins de salaire ainsi que l’avis de prélèvement comportent les informations concernant le prélèvement à la source (base, taux et montant). Aucune copie de bulletin de salaire antérieure aux 3 dernières déclarations de votre employeur ne peut vous être délivrée par l'Urssaf service Cesu. A compter du mois de juillet 2022

Nature de la donnée Durée de conservation Gestion du personnel 5 ans en archivage intermédiaire à compter du départ du salarié Gestion de la paie 5 ans à compter du versement de la paie, signifiant que l’employeur ne garde que 5 ans d’historique des bulletins de revanche, il est a noté que les informations nécessaires à l’établissement des droits du personnel, notamment des droits à la retraite, peuvent être conservées sans limitation de durée. Fichiers de recrutement Destruction immédiate si le candidat n’est pas retenu ni pour le poste à pourvoir ni dans le cadre d’un futur recrutement.. Possibilité de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat si ce dernier a été dûment informé. Gestion de l’annuaire du personnel Les données ne sont pas conservées au-delà de la période d’emploi de la personne concernée Gestion du temps de travail Les éléments d’identification ne doivent pas être conservés au-delà de 5 ans après le départ du salarié ou de l’agent de l’entreprise ou de l’administration. Les informations relatives aux horaires des employés peuvent être conservées pendant 5 ans. La conservation des données relatives aux motifs d’absence est limitée à une durée de 5 ans. Sanctions disciplinaires 3 ans glissant sauf amnistie Mandats des représentants du personnel 6 mois après fin du mandat Source Référentiel durée de conservation, Correspondant informatique et Libertés, juillet 2012 La détermination de la bonne durée de conservation pour un SIRH n’est pas automatique. La loi informatique et liberté, le RGPD, les recommandations de la CNIL doivent être appliqués en tenant compte des exigences et des particularités du droit du travail et du code pénal. Par exemple Dans le cas des bulletins de paie dématérialisés, l’employeur doit en garantir la disponibilité pendant 50 ans. En matière pénale, la prescription pour les cas de harcèlement moral, sexuel, téléphonique est de 6 ans, pouvant inciter les employeurs à conserver les données pendant cette durée pour se défendre en cas de contentieux. Les dossiers du personnel pouvant être conservés au maximum 5 ans à compter du départ du salarié. Ces deux exemples montrent la nécessité d’entamer une réflexion systématique sur les durées de conservations adéquates pour chaque entreprise, et pour chaque donnée. Comment adapter son SIRH à la durée de conservation légale des données ? Pour gérer et purger au mieux ses données personnelles, il faut d’abord les connaître. La première étape à mettre en œuvre est d’établir une cartographie précise des données personnelles de son SIRH. Celle-ci doit permettre l’identification de l’ensemble des données des utilisateurs, les informations personnelles sensibles, et l’ensemble des tables dans lesquelles elles sont stockées. Cela comprend également les pièces justificatives jointes au dossier du personnel, comme par exemple les pièces d’identité, carte vitale, extrait de casier judiciaire, justificatifs d’arrêt de travail etc. Après avoir identifié les données personnelles et leur temps de conservation, il est nécessaire de déterminer leur mode d’archivage, qui peut être géré de plusieurs manières. Il est possible soit de restreindre l’accès des données d’historique à un nombre limité de personnes tout en les laissant sur la base active, soit en les archivant sur une base distincte de la base active. Enfin, il est évident qu’il faut mettre en œuvre une purge intelligente des données obsolètes, par traitement automatique ou manuel. La difficulté de mise en œuvre du RGPD réside donc la multitude des données RH qui gravitent dans un SIRH, auxquelles sont associées presque autant de règles de conservations légales. Pour garantir le droit à l’oubli, un travail de fond doit être fait via l’élaboration d’une cartographie précise des données RH, et la définition d’une politique de purge précise et régulière.

Laconservation des bulletins de paie électroniques peut également être assurée par des tiers de confiance qui apportent une valeur juridique aux documents conservés. Il s’agit d’archiveurs certifiés agréés qui se sont vus attribuer la marque NF et qui réponde à la norme NF Z42-013 (au niveau international sous la référence ISO 14641-1 depuis début 2012).

^{Question Mon ancien employeur n’a pas versé les cotisations de retraite. Quelles démarches effectuer pour régulariser cette situation et valider mes droits à retraite ? Par Arthur Réponse Si votre employeur a prélevé les cotisations sur votre salaire, et que ces cotisations dues pour la retraite figurent sur vos fiches de paie, vous pourrez obtenir la validation gratuite des trimestres ou des points de retraite complémentaire correspondant. La présentation de vos bulletins de paie vous permettra de justifier de ces prélèvements. D’où l’importance de conserver tous ses bulletins de salaire. Vous devez prendre contact avec votre caisse de retraite concernée et lui demander comment régulariser vos droits à la retraite. Le plus souvent, elle vous demandera la présentation des originaux de vos bulletins de salaire. Une procédure de régularisation des cotisations arriérées Dans le cas où aucune cotisation retraite n’a été prélevée sur votre salaire et ne figure pas sur votre feuille de paie, une demande de régularisation de cotisations arriérées doit être présentée. Si vous pouvez contacter votre ancien employeur, vous pouvez lui demander de réaliser une régularisation en votre nom, c’est-à-dire d’effectuer le versement des cotisations qu’il aurait dû verser. Mais celui-ci n’a pas d’obligation. Si votre employeur refuse, ou si l’entreprise n’existe plus, vous pourrez régler vous-même les arriérés de cotisation pour valider vos droits à la retraite pour la période correspondante. Vous devez adresser une demande écrite à votre caisse de retraite. Le montant des cotisations est à régler en une seule fois. Ces cotisations sont déductibles de votre revenu imposable.} Parexemple, en cas de collecte illicite des données ou de détournement, vous risquez jusqu’à 300 000 euros d’amende et 5 ans de prison. Le processus d’élaboration, de transmission et de conservation du bulletin de paie numérique doit donc être mené conformément aux normes du RGPD. Sensibiliser et former les collaborateurs est

Les mentions du bulletin de paieUn bulletin de salaire, correspondant à la rémunération perçue en contrepartie du travail fourni, est obligatoirement remis à chaque salarié par l'employeur avec lequel il est lié par un contrat de travail. Sur ce bulletin de salaire, certaines informations doivent obligatoirement être mentionnées, d'autres mentions sont facultatives et enfin certaines sont le bulletin de paie, plusieurs informations sont obligatoires, d'autres sont facultatives et certaines sont interditesDepuis le 1er janvier 2018, tous les employeurs doivent adopter un nouveau modèle de bulletin de paie. Cette fiche de paie simplifiée, en vigueur depuis le 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 300 salariés, doit respecter une présentation conforme à la réglementation et faire apparaître certaines mentions qui sont le tour de toutes ces mentions obligatoires qu'un bulletin de paie simplifié doit de l'employeur le nom de l'employeur ; l'adresse de l'employeur ; la désignation de l'établissement dont dépend le salarié, si l'entreprise détient plusieurs établissements. L'identification de l'employeur le code APE qui désigne l'activité principale exercée par l'entreprise ou par l'établissement d'emploi du salarié, sous son code NAF composé de 4 chiffres et 1 lettre et attribué par l'INSEE ; le numéro SIRET constitué de 14 chiffres et attribué par l'INSEE pour identifier l'établissement d'une entreprise. Le SIRET comprend le numéro SIREN, identifiant unique de l'entreprise, constitué de 9 chiffres, auquel l'INSEE ajoute le NIC propre à l'établissement et composé de 5 chiffres. Les textes applicables l'intitulé ou le code IDCC de la convention collective applicable au salarié ; à défaut de convention collective, la référence au Code du travail concernant les dispositions relatives à la durée des congés payés et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail. L'identification du salarié le nom et le prénom du salarié ; l'emploi du salarié l'intitulé du poste occupé par le salarié ; la position du salarié dans la classification conventionnelle niveau et/ou coefficient hiérarchique. L'activité du salarié la période d'emploi du salarié couvrant le paiement du salaire sur la fiche de paie dans la plupart des cas, du premier au dernier jour du mois ; le nombre total d'heures travaillées par le salarié sur cette période ; le nombre d'heures travaillées et payées au taux normal ; le nombre d'heures complémentaires ou supplémentaires en précisant le taux de majoration appliqué avec une ligne distincte pour chaque taux de majoration ; le nombre d'heures payées à un taux majoré pour travail de nuit, un jour férié, etc. ; la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire pour les salariés sous convention de forfait forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, forfait annuel en heures ou en jours ; la nature de la base de calcul du salaire quand, exceptionnellement, cette base de calcul n'est pas la durée du travail. Remarque Certaines professions ne sont pas rémunérées au temps de travail mais à la tâche ou à la commission, comme les VRP, les artistes ou les pigistes. Les accessoires de salaires la nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales avantages en nature, primes diverses, frais professionnels, etc.. Le salaire brut le montant de la rémunération brute du salarié. Les assiettes et les taux de cotisations sociales le montant, l'assiette base de calcul des cotisations et le taux des cotisations et contributions légales et conventionnelles à la charge du salarié ; le montant et l'assiette sans les taux des cotisations légales et conventionnelles à la charge de l'employeur avant déduction des exonérations et exemptions. Remarque Les cotisations de protection sociale doivent être réunies au sein de cinq rubriques Santé, Accidents du travail-maladies professionnelles, Retraite, Famille-Sécurité sociale et Assurance chômage. Les versements et retenues non soumis à cotisations sociales la nature et le montant des versements et retenues autres que les cotisations sociales salariales et patronales les frais professionnels indemnités de repas, frais de transport domicile-travail, frais de grands déplacements, etc., les avances ou acomptes sur salaire, les saisies sur salaire. Remarque Les frais professionnels payés par l'employeur sur justificatifs n'ont pas à apparaître sur le bulletin de paie. Le net à payer le montant du salaire net versé au salarié. La date du paiement la date de paiement du salaire net. Les congés les dates de congé et le montant de l'indemnité correspondante si le salarié a pris des congés sur la période de paie considérée ; Remarque Les dates de congé uniquement sans l'indemnité correspondante pour le salarié dont les indemnités sont versées par les caisses de congés payés. Les exonérations et exemptions le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales appliqué à la rémunération du salarié exemple réduction Fillon, réduction du taux de cotisation d'allocations familiales. Remarque Pour la liste complète des réductions existantes, l'employeur doit se référer aux mesures figurant dans l'annexe jointe au projet de loi de financement de la Sécurité sociale de l'année. Le total des charges patronales le montant total versé par l'employeur correspondant au salaire total brut du salarié additionné du montant total des cotisations patronales et déduction faite des exonérations et exemptions de cotisations patronales. La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie la mention qu'une rubrique est dédiée au bulletin de paie sur le site Remarque le gouvernement a mis en ligne une page présentant le nouveau modèle de bulletin de paie simplifié en le comparant à l'ancien modèle Sur le nouveau bulletin de paie, le gouvernement informe le salarié avec cette mention "Pour la définition des termes employés, se reporter au site internet rubrique cotisations sociales". La conservation du bulletin la mention incitant le salarié à conserver son bulletin de paie sans limitation de durée. La retenue à la source l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source. Remarque Cette dernière mention ne sera obligatoire qu'à compter du 1er janvier 2019, la mise en place de la retenue à la source ayant été reportée à cette date. Les mentions facultatives du bulletin de paieEn plus de toutes les mentions obligatoires, d'autres mentions peuvent apparaître sur un bulletin de paie. Si certaines d'entre elles n'ont qu'un caractère informatif permettant une bonne gestion du dossier du salarié, d'autres peuvent, en cas de litige, constituer une quelques mentions qu'il est fréquent de trouver sur un bulletin de paie, sans que cette liste ne soit exhaustive la date d'entrée du salarié et/ou la date d'ancienneté ; le montant du salaire brut cumulé depuis le début de l'année ; le montant du salaire net imposable cumulé depuis le début de l'année ; la date de la journée de solidarité ; le nombre de jours de congés payés acquis et le nombre de jours de congés restant à prendre pour la période en cours ; la nature du paiement du salaire net chèque ou virement et le RIB du compte du salarié. Les mentions interdites du bulletin de paieLes mentions apparaissant sur le bulletin de paie ne doivent pas porter atteinte au droit des personnes et aux libertés individuelles et il est interdit de mentionner sur le bulletin de paie L'exercice du droit de grèveLes heures d'absence du salarié relatives au droit de grève ne doivent pas apparaître sur la fiche de retenue est effectuée sur le salaire pour un jour de grève, elle doit apparaître sur le bulletin de paie de façon neutre sans précision de la nature de l' peut être indiqué, par exemple "Absence non rémunérée".Les activités de représentant du personnelLes heures de délégation attribuées à un représentant du personnel pour l'exercice de son mandat ne doivent pas apparaître comme telles sur son bulletin de ces heures de délégation sont prises sur le temps de travail, elles ne sont pas dissociées du temps normal de travail sur le bulletin de paie puisqu'elles sont considérées comme des heures effectives de les heures de délégation sont prises en dehors des heures habituelles de travail, elles doivent apparaître de façon neutre sur le bulletin de paie, en indiquant, par exemple "Autres heures".Cependant, la nature et le montant de la rémunération liés à l'activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de L'absence d'une mention obligatoire sur un bulletin de paie peut entraîner une condamnation de l'employeur au versement d'une amende de 3e classe 450 euros. L'employeur peut également être condamné à verser au salarié des dommages et intérêts en cas de préjudice causé par l'absence d'une mention obligatoire. Un bulletin de paie mentionnant un nombre d'heures de travail inférieur à celui réellement effectué par le salarié peut constituer un délit de travail dissimulé. Sources Articles à et du Code du travailCet article vous a plu ?Cliquez pour voter !

Lecode du travail impose de les conserver 5 ans mais l'administration fiscale prescrit de les garder 6 ans. Il est possible de déroger à ces règles de conservation en ayant recours à

Pourquoi devez-vous conserver un double des bulletins de paie de chacun de vos salariés ?En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de conserver les fiches de paie de vos salariés pendant une durée minimale dans le but de pouvoir les présenter à l’inspection du travail ou autre organisme habilité en cas de quelle forme devez-vous les conserver ?Le double des bulletins de salaire à conserver peut être sous forme papier ou combien de temps avez-vous l’obligation de conserver les bulletins de paie ?Selon le code du travail, vous avez l’obligation de conserver les bulletins de paie de vos salariés pendant un délai de 5 ans minimum à compter de leur émission. La législation fiscale oblige à les conserver pendant 6 ans minimum à compter de leur émission. Et le code du commerce oblige à les conserver pendant 10 ans minimum à compter de leur émission. Dans le cas d’une conservation numérisée, le délai peut aller jusqu’à 50 ans ou jusqu'aux 73 ans du doivent-ils être conservés ?Les doubles des fiches de paie doivent impérativement être conservés au sein de votre entreprise. S'il y a plusieurs établissements, vous devrez les conserver dans chaque établissement vos salariés, ont-ils l’obligation de conserver leurs bulletins de salaire ?Vos salariés sont invités à conserver leurs bulletins de salaire sans limitation de durée afin de faire valoir leurs droits chômage, retraite, crédit, location immobilière, déclaration d’impôts….Une mention obligatoire Ce bulletin est à conserver sans limitation de durée » apparaît désormais sur chaque fiche de solution !De nombreuses TPE et PME choisissent aujourd’hui de sous-traiter la gestion de la paie avec afin de garantir la conservation des bulletins de paie pour l’entreprise, mais également pour permettre à leurs salariés d’avoir leur propre accès à l’ensemble de leurs bulletins de salaire via notre coffre-fort de référence Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité Nous écrire Les champs indiqués par un astérisque * sont obligatoires ^{Dansle cadre de notre développement, nous recherchons des Vendeurs H/F sur le secteur de Neufchâtel en Bray. VOS MISSIONS : - Avoir une bonne connaissance des} Les données personnelles des salariés doivent, comme toute autre catégorie de données à caractère personnel, être conservées pendant une durée qui n’excède pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées »[1]. Cette règle, dont la méconnaissance peut être lourdement sanctionnée[2] s’applique notamment aux données figurant sur les bulletins de paie, notamment lorsqu’ils sont sous forme électronique. L’article L. 3243-4 du Code du travail, issu de la loi n°2009-526 du 12 mai 2009, prévoit une durée de conservation du double des bulletins » ou des bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique ». Cette durée est une durée de cinq ans. Notons que cette durée de cinq ans n’est nullement une durée absolue à ne pas dépasser, même pour les bulletins de paie sur support papier, puisque ces documents sont également des pièces comptables qui, en tant que telles, doivent, selon l’article L. 123-22 du Code de commerce, être conservées par l’employeur pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture des comptes annuels. Mais il s’avère que la durée de cinq ans de l’article L. 3243-4 du Code du travail n’est désormais plus applicable aux bulletins de paie sous forme électronique, même s’ils étaient visés par ce texte en 2009. Qu’est-ce qu’un bulletin de paie sous forme électronique ? Selon l’article L. 3243-2 du code du travail Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6 ». Il résulte de ce dernier texte, dans sa rédaction actuelle, que chaque titulaire d’un compte personnel d’activité » […] a accès à […] un service de consultation de ses bulletins de paie, lorsqu’ils ont été transmis par l’employeur sous forme électronique dans les conditions mentionnées à l’article L. 3243-2 ». En pratique, il s’agit de bulletins de paie émis nativement sous forme dématérialisée[3] Un décret en Conseil d’Etat pris après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés devait en déterminer les modalités. Les durées de conservation du bulletin de paie sous forme électronique Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016, rendu après avis de la CNIL, a finalement fixé les règles suivantes[4] L’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique soit pendant une durée de cinquante ans ; soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5, augmenté de six ans schématiquement 75 ans. Il ressort, implicitement mais nécessairement, des dispositions réglementaires applicables et notamment de l’article D. 3243-7 du Code du travail que le point de départ des durées qui viennent d’être rappelées est l’émission du bulletin de paie sous forme électronique. De quelle durée de conservation parle-t-on pour les bulletins de paie sous forme électronique ? Comme le rappelle la CNIL[5], il convient, pour chaque catégorie de données, de définir une durée de conservation en base active, le cas échéant en archivage intermédiaire, et, le cas échéant beaucoup plus rarement, en archivage définitif. Quel événement constitue le point de départ de la conservation du bulletin ? La date de son émission ou de son enregistrement en base active ? La date de son archivage archivage intermédiaire ? Dans le référentiel GRH de la CNIL[6], la CNIL répond à ces questions, en retenant que le bulletin de paie en version dématérialisée » est conservé 1 mois en base active, 50 ans en archivage intermédiaire simplification des règles énoncées par l’article D. 3243-8 du Code du travail. Une conservation jusqu’à la date de liquidation des droits à la retraite ? Les caisses de retraite complémentaire demandaient, avant 2016, aux employeurs de délivrer à leurs salariés ou anciens salariés des pièces justificatives leur permettant de déterminer et de justifier leurs droits à la retraite. Au demeurant, la CNIL[7] considérait, en 2004, que si les motifs des absences ne devaient pas être conservés au-delà du temps nécessaire à l’établissement des bulletins de paie, les informations nécessaires à l’établissement des droits du personnel droits à la retraite.. », pouvaient être conservées sans limitation de durée ». L’on en déduisait, en pratique, l’obligation, pour les employeurs, de conserver les bulletins de paie jusqu’à la date de liquidation des droits à la retraite. Si cette pratique n’a jamais été validée par un texte législatif ou réglementaire, la très longue durée de conservation des bulletins de paie sous forme électronique vient, en quelque sorte, la valider a posteriori. Pascal ALIX, avocat associé et DPO externe [1] Article 5. 1 e du RGPD [2] Article du RGPD [3] D’où le nom du décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité » [4] Article D. 3243-8 du Code du travail [5] [6] [7] délibération n°2004-097 de la CNIL du 9 décembre 2004 décidant la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en oeuvre par les personnes morales de droit privé dispense n° 002 0NW7K.

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